Depuración de Datos del año pasado en eMaksimus
En este artículo queremos recordarles que en el sistema eMaksimus existe una herramienta llamada Depuración de datos, platicamos brevemente de ella y por qué se le sugiere utilizarla
La depuración de datos básicamente lo que hace es respaldar en una carpeta separada los datos de cierta fecha que le especifiquemos hacia atrás, lo más común es utilizarla al iniciar un año nuevo para respaldar los años anteriores, aunque en realidad puede hacer la depuración en cualquier fecha del año.
Beneficios:
- Se hacen mas pequeños los archivos de datos
- Se hace más rápida la transferencia de datos al final del día por FTP
- Se previenen que se dañen los archivos ya que entre mas grandes son más propensos a dañarse
- Se generan más rápido los reportes
- Se realiza más rápido un respaldo de datos
La única desventaja que se pudiera mencionar, es que si se desea sacar algún reporte de algun periodo pasado (ejemplo Ventas de Octubre del 2009) ya no saldría nada, sin embargo esto tiene solución puesto que la herramienta Depuración crea un nuevo folder de datos así como una nueva sucursal para consulta, llamada por ejemplo Farmacia01_2009, la cual en cualquier momento se puede consultar utilizando la ventana de Cambio de Sucursal, y de esta manera sacar reportes de periodos pasados. La unica advertencia si hacen uso de la consulta a folder de datos pasados es que no olviden regresar de nuevo al folder de datos actual antes de proseguir marcando ventas.
Otra aparente desventaja que alguien podría mencionar es que al hacer un Reorden inteligente, se perderá el rastro de las ventas del año pasado y no se podria hacer un análisis de ventas de "Mismo período-Año Anterior", pues bien, esto no es ningún problema, ya que recuerde que la herramienta de Reorden Inteligente tiene un campo para elegir de cuál carpeta de datos (sucursal) es donde deseamos hacer el análsis de las ventas pasadas, por lo que no hay ningún problema en hacer hecho la depuración para poder analizar un Reorden en base a temporadas del año pasado.
Para efectuar la depuración de datos: IMPORTANTE: Tiene que tener instalada la úlitima actualización de versión 6.6.4 para que la depuración se realice con éxito
- Dejar de utilizar y salir de eMaksimus en todas las estaciones, excepto en la caja principal
- Hacer un respaldo de datos por seguridad, ya sea local o subiendo Datos a FTP
- Ir al menú Herramientas, elegir la última opción llamada ->Depuración de Datos (Respaldar años anteriores)
- Se abrirá la ventana correspondiente a la herramienta, primero elija una fecha a partir de la cual desea limpiar datos, el sistema sugiere el primer día del año, pero se sugiere que lo cambie a que abarque los ultimos dias del año pasado para poder hacer consultas en caso necesario de estos ultimos días del año pasado, ponga entonces en este ejemplo la fecha 25 Dic 2009 en vez de dejar el 01 Ene 2010, el nombre para la Carpeta de Respaldo automáticamente le sugerira el nombre de su carpeta actual mas el año 2009 (Ejemplo FARMACIA01_2009). Tenga cuidado de no dejar el año 2010 como parte de la fecha si sigue la sugerencia de poner el día 25 de Dic, porque en ese caso el sistema buscará eliminar todo lo anterior al 25 de Dic ¡de 2010! y le eliminará ¡su información actual!
- Presione el botón Crear Carpeta y Sucursal
- Presione uno por uno los siguientes botones, esperando primero a que termine de ejecutar el proceso correspondiente antes de presionar el siguiente botón.
- Al terminar, todos los botones de funciones quedarán desactivados, presione entonces el botón Cerrar
- Compruebe que efectivamente sus datos se depuraron, por ejemplo consulte sus ventas y compras, y compruebe que se generó una nueva sucursal a la cual puede ingresar par consultar el año anterior
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